দোকানের ছোট দৈনিক খরচের জন্য পেটি ক্যাশ

ড্রয়ারে থাকার কথা ৫,০০০। আছে ৪,৩২০।

কেউ চুরি করেনি। টাকাটা গেছে কাস্টমারের চায়ে, বাজারে যাওয়ার রিকশায়, এক রোল টেপে, আর শাটারের তালার ছোট একটা মেরামতে। প্রতিটা খরচ ছোট ছিল, তাই কেউ লিখে রাখেনি।

একমাসের এমন খরচ যোগ করলে সেটা আসল টাকা, অথচ কোনো রেকর্ড নেই।

ছোট খরচ কেন হারিয়ে যায়

ছোট খরচ লেখার মতো মনে হয় না। তাই টাকা বের হয় বিক্রির ড্রয়ার থেকে, আর দিনের ক্যাশ দিনের বিক্রির সাথে আর মেলে না।

তখন মালিক বুঝতে পারেন না, গরমিলটা ছোট খরচের, ভুল ফেরতের, নাকি কোনো বিক্রি লেখা হয়নি (ড্রয়ারের ক্যাশ আর ব্যাংক)।

সমাধান ছোট খরচ বন্ধ করা না। দোকানে এগুলো লাগেই। সমাধান হলো এগুলোর জন্য আলাদা টাকার ঘর রাখা।

পেটি ক্যাশের পাঁচটা অভ্যাস

নির্দিষ্ট ফ্লোট, প্রতিটা খরচে স্লিপ, সপ্তাহে একবার ভরে দেওয়া।

১. একটা নির্দিষ্ট ফ্লোট ঠিক করুন।
এমন একটা অঙ্ক বেছে নিন যা এক সপ্তাহের স্বাভাবিক ছোট খরচ চালাতে পারে। একবার ড্রয়ার থেকে তুলে আলাদা বাক্স বা খামে রাখুন। আপনি নিজে না বদলালে এই অঙ্ক বদলায় না।

২. বাক্সটা একজনের হাতে দিন।
প্রতি শিফটে একজন এটা রাখবে, আর শিফট শেষে বুঝিয়ে দেবে (এক শিফটের হ্যান্ডওভার খাতা)। সবাই হাত দিলে কেউ দায়ী থাকে না।

৩. প্রতিটা খরচে একটা স্লিপ।
চা, যাতায়াত, প্যাকেজিং, ছোট মেরামত: প্রতিবার তারিখ, কীসের জন্য, আর কত টাকা লিখে একটা স্লিপ রাখুন। ছোট খাতার একটা ছেঁড়া পাতাই যথেষ্ট। দোকানের রসিদ থাকলে স্লিপের সাথে গেঁথে রাখুন। না থাকলে স্লিপটাই রেকর্ড।

৪. বিক্রির ড্রয়ার থেকে কখনো দেবেন না।
বাক্স খালি হলে বাক্স ভরুন। "এবারের মতো" বলে বিক্রির টাকা থেকে ধার নেবেন না। এভাবেই দুটো হিসাব আবার মিশে যায়।

৫. সপ্তাহে একবার স্লিপ মিলিয়ে ভরে দিন।
প্রতি সপ্তাহে একটা নির্দিষ্ট সময়ে বাক্সে বাকি টাকা গুনুন আর স্লিপগুলো যোগ করুন। বাকি টাকা আর স্লিপের যোগফল মিলে ফ্লোটের সমান হওয়ার কথা। তারপর স্লিপের যোগফল যত, ঠিক তত টাকা দিয়ে বাক্স আবার ফ্লোটের সমান করে ভরুন।

একটা বানানো উদাহরণ

ধরুন আপনার ফ্লোট ২,০০০ টাকা। এই সপ্তাহে স্লিপের হিসাব: চা ২৬০, যাতায়াত ৩৪০, প্যাকেজিং টেপ আর ব্যাগ ৪২০, তালার ছোট মেরামত ১৫০। মোট ১,১৭০।

বাক্সে বাকি থাকার কথা ৮৩০। তাই থাকলে ড্রয়ার থেকে ১,১৭০ নিয়ে বাক্সে রাখুন, ফ্লোট আবার ২,০০০।

বাক্সে যদি ৮০০ থাকে, তাহলে ৩০ কম। এটা ছোট, আর এখন আপনি এটা দেখতে পাচ্ছেন। লিখে রাখুন "গরমিল ৩০" আর এগিয়ে যান। সপ্তাহের পর সপ্তাহ ঘাটতি বাড়লে আপনি জানেন কোথায় দেখতে হবে।

স্লিপগুলো কয়েকটা ভাগে সাজান

মাস শেষে সপ্তাহের স্লিপগুলো কয়েকটা সহজ ভাগে সাজান: চা ও নাস্তা, যাতায়াত, প্যাকেজিং, মেরামত, অন্যান্য।

প্রায়ই দেখবেন একটা ভাগ আপনার ধারণার চেয়ে বড়। এটা কমানোর কারণ না। এটা জানার কারণ, আর ভাড়া ও বেতনের মতোই দোকান চালানোর আসল খরচ হিসেবে ধরার কারণ (মাস শেষের সহজ হিসাব)।

ব্যক্তিগত আর সংসারের খরচ এই বাক্স থেকে দূরে রাখুন (মালিকের উত্তোলন: সংসার আর দোকানের টাকা)।

এটা কী নয়

এটা বড় খরচের জন্য না। সাপ্লায়ারের পেমেন্ট, ভাড়া আর বেতন পেটি ক্যাশের বাক্স দিয়ে না গিয়ে আলাদাভাবে খাতার মধ্য দিয়ে যাওয়া উচিত।

আর এটা অবিশ্বাসের ব্যাপারও না। স্লিপসহ নির্দিষ্ট ফ্লোট বাক্স যার হাতে থাকে তাকেও রক্ষা করে, কারণ প্রতিটা টাকার উত্তর থাকে।

শেষ কথা

সাপ্তাহিক ভরে দেওয়া সেদিনই ক্যাটাগরিসহ খরচ হিসেবে এন্ট্রি করলে পেটি ক্যাশ সবচেয়ে সহজ। ERP71 এর মতো টুলে বিক্রির পাশেই ছোট খরচ লেখা যায়, ফলে সাপ্তাহিক অঙ্কটা একটা তালিকা, কাগজের স্লিপের স্তূপ না।

এই সপ্তাহ থেকেই শুরু করুন। একটা ফ্লোট ঠিক করুন, একজনকে বাক্স দিন, আর আজই প্রথম স্লিপটা লিখুন।

---

নিজের দোকানের হিসাব দিয়েই দেখে নিন। WhatsApp এ ১৫ মিনিটের ফ্রি ডেমো নিন: https://app.erp71.com/s/cnyj3p