WhatsApp অর্ডার মানেই পারচেজ অর্ডার নয়

সাপ্লায়ার কল করে। আপনি কয়েক কার্টনে হ্যাঁ বলেন। কেউ WhatsApp এ এক লাইন টাইপ করে। অথবা কেউ কিছু লেখে না। দুজনেই মেমোরিতে ভরসা রাখেন।

দুই সপ্তাহ পর ভ্যান আসে। চেয়েছিলেন তার বেশি, বা কম, বা অন্য ব্র্যান্ড। বিল ভুল লাগে। রিটার্ন নিয়ে তর্ক শুরু। শেলফ কাউন্ট আর সাপ্লায়ার লেজার আর একমত থাকে না। স্টকআউট আর ওভারস্টক যখন ক্যাশ মারে, সেই একই বিশৃঙ্খলা (এখানে)।

মালিকেরা প্রায়ই কাঁধ ঝাড়েন: “কাগজপত্র ফ্যাক্টরির জন্য।” আসল খরচ ফর্ম নয়। ভুল স্টকে আটকে থাকা টাকা, দুপুর খেয়ে ফেলা ঝগড়া, আর চ্যাট হিস্ট্রি থেকে খুঁড়ে বের করা মাস শেষ (সিম্পল মাস শেষ ক্লোজ)।

মেমোরি খারাপ পারচেজিং সিস্টেম

মৌখিক হ্যাঁ দ্রুত লাগে। কল শেষ হওয়ার মুহূর্তেই চুক্তিটা মুছে যায়।

পরিমাণ, প্যাক সাইজ, দাম, আর “এক কার্টন ড্যামেজ হলে শর্ট কে দেবে” দুই মাথায় থাকে। যারা কলে ছিলেন না, তারা সাহায্য করতে পারেন না। সেলস যদি এখনো শিটে ভাসে (স্প্রেডশিট), কেনার দিকও সাধারণত তেমনই নরম: অর্ডার করেছিলেন আর পেয়েছেন, সেটা বলার একক জায়গা নেই।

উৎসবের সপ্তাহে আরও জোরে। বেশি ভ্যান। বেশি ভয়েস নোট। বেশি “আপনি তো সেটাই অর্ডার করেছিলেন” খোলার মতো কিছু ছাড়াই।

এক দোকানের জন্য চারটা অভ্যাস

পারচেজিং ডিপার্টমেন্ট লাগে না। ভ্যান দরজায় এলে পড়তে পারা একটা ট্রেইল লাগে।

১. প্রতি সাপ্লায়ার কেনায় একটা ছোট অর্ডার নোট। তারিখ, সাপ্লায়ারের নাম, আইটেম, পরিমাণ, প্যাক সাইজ, আর যে দামে রাজি। ফোন নোট বা পিন করা WhatsApp মেসেজ দিয়ে শুরু হলেও দুজনে কনফার্ম করুন। PO বললে সুবিধা হয় বলুন PO। অর্ডার স্লিপ বলুন। পয়েন্ট একটাই: মাল সরার আগে একটা রেকর্ড।

২. বাকি বিল মেটানোর আগে সেই নোটের সাথে রিসিভড পরিমাণ মিলান। দরজায় নোট খুলুন। কী এসেছে গুনুন। শর্ট আর এক্সট্রা একই রেকর্ডে মার্ক করুন। আগে পুরো বিল দিয়ে পরে তর্ক করা মানে ভুল স্টক লকড ক্যাশ হয়ে যাওয়া।

৩. রিটার্ন আর শর্টেজ একই ট্রেইলে রাখুন। শুধু ভয়েস নোটে থাকা রিটার্ন মানে ভবিষ্যতের ঝগড়া। একই নোট, একই তারিখ, ভ্যানে সই করা একই মানুষ। ওয়ালেট আর টিল যখন যত্ন করে মেলাতে হয় (bKash / Nagad), সাপ্লায়ার বাকিও একই ডিসিপ্লিন পাওয়ার যোগ্য।

৪. সাপ্লায়ার বাকি সাপ্তাহিক মিলান নোট দিয়ে, মেমোরি দিয়ে নয়। সপ্তাহে একবার সাজান: কী অর্ডার, কী পেয়েছেন, কী ফেরত, কী এখনো বাকি। পনেরো মিনিট শান্ত কাজ জোরে মাস শেষ খোঁড়ার চেয়ে ভালো।

এটা কী নয়

এটা ফ্যাক্টরি ERP আচার নয়। ছোট দোকানকে পারচেজিং ক্লার্ক রাখতে বলা নয়। “আমরা কথা বলেছি” দিয়ে “আমরা রাজি হয়েছি” সরিয়ে দেওয়ায় না বলা।

দ্বিতীয় শাখা গ্রোথ নাকি বড় মাথাব্যথা, সেটা যদি ইতিমধ্যে ঠিক করছেন (দ্বিতীয় শাখা), দোকান একের এলোমেলো কেনা শুধু দোকান দুইতে কপি হবে।

Soft close

কেনা, স্টক, আর সাপ্লায়ার বাকি এক জায়গায় থাকলে WhatsApp এর হ্যাঁ আসল ট্রেইল হয়ে উঠতে পারে। হেড অফিসের ভান লাগে না। ERP71 এর মতো টুল সেই এক দোকানের স্পষ্টতার জন্যই। অর্ডার, রিসিভ, স্টক, বাকি একই গল্পে।

বিশ্বাসে কিনুন যদি চান। হিসাব বন্ধ করুন লিখিত অর্ডারে।