দোকান বন্ধ না করেই স্টক গোনা: দিনে একটা তাক

খাতায় লেখা ৪০ প্যাকেট। তাকে আছে ৩১টা।

বাকি ৯টা কবে গেল, কেউ জানে না। হয়তো একটা বিক্রি দুবার লেখা হয়েছে, ফেরত আসা মাল তাকে তোলা হয়নি, কার্টনে মাল কম এসেছিল, অথবা কিছু দরজা দিয়ে বেরিয়ে গেছে।

জানার একটাই উপায়, গোনা। আর বেশিরভাগ দোকানে গোনা হয়ই না, কারণ পুরো গোনা মানে একদিন শাটার বন্ধ।

বছরে একবার গোনা কেন কাজ করে না

একদিন বন্ধ রাখা মানে একদিনের বিক্রি হারানো। তাই গোনা পিছিয়ে যায় ঈদের আগে, বছর শেষে, অথবা আর কখনো হয় না।

যখন শেষমেশ গোনা হয়, গরমিলটা ততদিনে কয়েক মাসের পুরনো। ঘাটতি পাওয়া যায়, কিন্তু কারণ পাওয়া যায় না। মেমো হারিয়ে গেছে, ওই সপ্তাহের কথা কারো মনে নেই।

এর মাঝে আপনি অর্ডার দেন খাতা দেখে, তাক দেখে না। যে মাল এখনো আছে তা আবার কেনেন, আর খাতায় যেটা আছে বলে দেখায় সেটা ফুরিয়ে যায় (স্টক শেষ হওয়া আর বেশি স্টক, দুটোই ক্যাশ খায়)।

ঘুরিয়ে ঘুরিয়ে গোনার পাঁচটা অভ্যাস

দিনে একটা তাক, প্রথম কাস্টমার আসার আগে।

১. দোকানটাকে ছোট ছোট ভাগে ভাগ করুন।
প্রতিটা তাক, র‍্যাক বা আলমারিকে একটা নম্বর দিন। একটা ভাগ গুনতে যেন ১০ থেকে ১৫ মিনিট লাগে। বড় র‍্যাক হলে উপর আর নিচ আলাদা ভাগ করুন।

২. প্রতিদিন সকালে দোকান খোলার আগে একটা ভাগ গুনুন।
প্রতিদিন একই সময়ে, যাতে শাটার খোলার মতোই এটা অভ্যাস হয়ে যায়। স্টাফ থাকলে পালা করে গুনতে দিন। আলাদা চোখে আলাদা জিনিস ধরা পড়ে।

৩. যা গুনলেন সেটা লিখুন, যা আশা করছেন সেটা না।
ওই ভাগের মালের নামসহ একটা লিস্ট প্রিন্ট করুন, পরিমাণের ঘর খালি রাখুন। আগে গুনুন, তারপর খাতার সাথে মেলান। আগে খাতা দেখলে আপনি যে সংখ্যা আশা করছেন, সেটাই "খুঁজে পাবেন"।

৪. গরমিল সেদিন সকালেই ঠিক করুন।
প্রতিটা পার্থক্যের জন্য গত কয়েকদিনের বিক্রি, ফেরত, কেনা আর নষ্ট মাল দেখুন (ফেরত আর নষ্ট মাল)। কারণ পেলে এন্ট্রি ঠিক করুন। না পেলে খাতাকে তাকের সাথে মিলিয়ে দিন আর এক লাইন লিখুন: তারিখ, মাল, কতটা, "গোনার পার্থক্য"।

৫. যে মাল বারবার কম পড়ে, সেটার দিকে নজর রাখুন।
একই মালে প্রতি মাসে গরমিল দেখা দিলে, সেটাই সংকেত। কাউন্টারের কাছের ছোট কিন্তু দামি মালে সাধারণত পেছনের বড় কার্টনের চেয়ে বেশি নজর দরকার (সপ্তাহে ১০ মিনিটের তাক চেক)।

একটা বানানো উদাহরণ

ধরুন আপনার দোকানে ২৫টা ভাগ, আর মাসে ২৬ দিন দোকান খোলা থাকে। সকালে একটা করে ভাগ গুনলে মোটামুটি এক মাসে পুরো দোকান গোনা হয়ে যায়, একদিনও বন্ধ না রেখে।

প্রথম রাউন্ডে ধরুন ৬টা ভাগে গরমিল পেলেন। এর মধ্যে ৪টার কারণ সেই সপ্তাহেই পেয়ে গেলেন: দুটো ফেরত এন্ট্রি হয়নি, আর দুটো বিক্রি দুবার লেখা হয়েছে। বাকি ২টা খাতায় মিলিয়ে দিয়ে চিহ্ন দিয়ে রাখলেন।

দ্বিতীয় রাউন্ডে গরমিল কমে আসে, কারণ এগুলো মাত্র এক মাসের পুরনো, আর স্টাফরাও জানে তাক গোনা হবে। আসল লাভটা এখানেই: ৩০ দিনের মধ্যে পাওয়া গরমিলের কারণ এখনো বের করা যায়।

এটা কী নয়

দরকার হলে পুরো গোনার বদলে এটা নয়, যেমন ব্যবসা বিক্রির আগে বা পুরো সিস্টেম বদলানোর সময়। এটা মাঝের সময়টায় খাতাকে তাকের কাছাকাছি রাখার একটা উপায়।

আর এটা স্টাফকে সন্দেহ করার ব্যাপারও না। বেশিরভাগ গরমিল আসে এন্ট্রির ভুল থেকে। নিয়মিত গোনা কাউন্টারের মানুষটাকেও রক্ষা করে, কারণ তাড়াতাড়ি পাওয়া গরমিলের উত্তর থাকে।

শেষ কথা

খাতা সবসময় হালনাগাদ থাকলে ঘুরিয়ে গোনা সবচেয়ে সহজ: প্রতিটা বিক্রি, কেনা, ফেরত আর সমন্বয় সেদিনই এন্ট্রি। ERP71 এর মতো টুলে প্রতিটা মেমোর সাথে স্টক নিজে থেকেই আপডেট হয়, তাই সকালের গোনা হয় একটা দ্রুত মিলিয়ে দেখা, খাতা ঘেঁটে পুরো সন্ধ্যা কাটানো না (মাস শেষের সহজ হিসাব)।

কাল সকাল থেকেই শুরু করুন। আজ রাতে তাকগুলোতে নম্বর দিন, ১ নম্বর ভাগের লিস্ট প্রিন্ট করুন, আর দোকান খোলার আগে সেটা গুনে ফেলুন।

---

নিজের দোকানের হিসাব দিয়েই দেখে নিন। WhatsApp এ ১৫ মিনিটের ফ্রি ডেমো নিন: https://app.erp71.com/s/4hv3t9