সাপ্লায়ার দাম বদলালে: কেনার মেমোতেই ধরে ফেলুন

সাপ্লায়ারের ভ্যান এইমাত্র চলে গেল। আপনি কার্টনগুলো গুনেছেন, মেমোতে সই করেছেন, আর বাকি মেমোগুলোর সাথে ড্রয়ারে রেখে দিয়েছেন।

কোনো মালের দাম কি বদলেছে?

বেশিরভাগ মালিক বলবেন, "মনে হয় আগের মতোই আছে।" মার্জিন ঠিক এভাবেই হারিয়ে যায়: একবারে বড় কোনো লসে নয়, বরং কার্টনপ্রতি কয়েক টাকা করে, এমন এক মেমোতে যেটা কেউ লাইন ধরে পড়েনি।

দামের ছোট একটা বদল কেন দেখতে যতটা, তার চেয়ে বেশি ক্ষতি করে

বিক্রির দাম আপনি একবার ঠিক করেন, তারপর মোটামুটি ভুলে যান। কিন্তু কেনার দাম ওঠানামা করে সাপ্লায়ার, মৌসুম, কোম্পানির নতুন স্কিম আর গাড়িভাড়ার সাথে। কেনার দাম বাড়ল অথচ বিক্রির দাম আগের মতোই থাকল, তাহলে বাড়তি পুরোটাই যায় আপনার মার্জিন থেকে (সবচেয়ে বেশি বিক্রির মালটাই হয়তো সবচেয়ে বেশি লাভের মাল নয়)।

আর ড্রয়ার আপনাকে এটা বলবে না। বিক্রি আগের মতোই দেখায়, কাস্টমারও খুশি। ক্ষতিটা চোখে পড়ে মাস শেষে, যদি আদৌ পড়ে।

বানানো গোল অঙ্কে একটা উদাহরণ। ধরুন আপনি নুডলস প্যাকেট হিসেবে বেচেন, এক কার্টনে ২৪ প্যাকেট:

• কার্টন কেনেন ৳৫০০ দিয়ে
• প্রতি প্যাকেট বেচেন ৳২৫ করে, মানে কার্টনপ্রতি ৳৬০০
• মার্জিন: কার্টনপ্রতি ৳১০০

নতুন মেমোতে লেখা কার্টন ৳৫৬০। কারও চোখে পড়ল না, আপনি ৳২৫ করেই বেচতে থাকলেন।

• এখন মার্জিন: কার্টনপ্রতি ৳৪০

মাসে ২০ কার্টন বেচলে শুধু এই একটা মালেই মার্জিন ৳২,০০০ থেকে নেমে ৳৮০০ হয়। মানে মাসে ৳১,২০০ চলে গেল, একটা মেমোর একটা লাইন থেকে। একই মাসে তিন চারটা মালের দাম বাড়লে সেটা কয়েক হাজার টাকা হয়ে যায়, আর কোন মালে গেল, আপনি জানতেও পারবেন না।

ধরুন মেমো আসার দিনই আপনি ধরে ফেললেন, আর প্যাকেটের দাম করলেন ৳২৮। তাহলে কার্টনপ্রতি ৳৬৭২, মার্জিন প্রায় ৳১১০। দু'একজন কাস্টমার একদিন হয়তো একটু গজগজ করবেন, কিন্তু সিদ্ধান্তটা নিলেন আপনি, মেমো নয়।

দামের বদল সেদিনই ধরার পাঁচটা অভ্যাস

একটা খাতা, আর প্রতিটা মেমোর সাথে দুই মিনিট।

১. যা কেনেন তার একটা দামের তালিকা রাখুন।
প্রতি সাপ্লায়ারের জন্য এক পাতা, বা পুরো দোকানের জন্য একটা খাতা। প্রতিটা মালের পাশে শেষ কেনা দাম আর তারিখ লিখুন: শেষ মেমোতে যে দাম ছিল সেটা, মনে যেটা আছে সেটা নয়।

২. সই করার বা টাকা দেওয়ার আগে মেমোর প্রতিটা লাইন মিলিয়ে নিন।
পরিমাণ, রেট, প্যাকের সাইজ, মোট। প্রতিটা রেট আপনার তালিকার সাথে মেলান। লিখিত অর্ডার পাঠিয়ে থাকলে সেটার সাথেও মেলান (WhatsApp অর্ডার পারচেজ অর্ডার নয়)। যে লাইন বদলেছে, সেটায় গোল দাগ দিন। কোনো রেট ভুল মনে হলে তখনই ডেলিভারির লোককে জিজ্ঞেস করুন বা সেলস রিপ্রেজেন্টেটিভকে ফোন দিন, আর উত্তরটা মেমোতেই লিখে রাখুন।

৩. শুধু রেট নয়, চুপচাপ বদলগুলোও খেয়াল করুন।
কখনো রেট একই থাকে, বদলায় অন্য কিছু। প্যাক ছোট হয়ে যায়। প্রতি ডজনের সাথে যে ফ্রি পিসটা আসত, সেটা উধাও। কোম্পানির স্কিম শেষ হয়ে যায়। মেমোর নিচে নতুন একটা ডেলিভারি চার্জ বসে যায়। সংখ্যাটা চেনা মনে হলেও এর প্রতিটাই আসলে দামের বদল।

৪. বিক্রির দাম সেদিনই ঠিক করুন।
নতুন মাল তাকে ওঠার আগেই নতুন বিক্রির দাম ঠিক করে ফেলুন। প্রাইস ট্যাগ বা দামের কার্ড বদলান, আর যারা বিক্রি করে সব স্টাফকে জানিয়ে দিন। দাম যদি প্যাকেটের গায়ে ছাপা থাকে আর আপনি বদলাতে না পারেন, তবু অন্তত জানলেন যে ওই মালে এখন লাভ কম, তাই কী করবেন সেটা ঠিক করতে পারবেন। যেটাই হোক, তালিকায় নতুন কেনা দামের পাশে নতুন বিক্রির দামটাও লিখে রাখুন।

৫. মাসে একবার আপনার সবচেয়ে বেশি চলা মালগুলো দেখুন।
মাস শেষে (মাস শেষের সহজ হিসাব) সবচেয়ে বেশি চলা ১০ বা ১৫টা মাল নিন, আর এই মাসের কেনা দাম আগের মাসের সাথে মিলিয়ে দেখুন। কোনো একজন সাপ্লায়ার বারবার দাম বাড়াতে থাকলে ভালো রেট চান, বা আরেকজনের কাছ থেকে দাম জেনে নিন।

এটা কী নয়

এটা সাপ্লায়ারের সাথে ঝগড়া নয়। দাম বাড়ার পেছনে সত্যিকারের কারণ থাকে, আর ভালো সাপ্লায়ার জিজ্ঞেস করলে বুঝিয়ে বলবেন। আসল কথা হলো, সেদিনই জানা।

এটা "সামনে দাম বাড়বে" শুনে একসাথে অনেক মাল তুলে ফেলার কারণও নয়। তিন মাসের স্টক ক্যাশ আর তাকের জায়গা দুটোই আটকে রাখে (স্টকআউট আর ওভারস্টক দুটোই ক্যাশ মারে)।

এটা আপনার পুরো হিসাবের খাতা নয়, শুধু মার্জিন সৎ রাখার একটা রোজকার যাচাই (এক দোকানে আসল অ্যাকাউন্টিং মানে কী)। আর দাম বাড়লেই যে কাস্টমারের ঘাড়ে চাপাতে হবে, তাও নয়। কখনো নিয়মিত কাস্টমার ধরে রাখতে আপনি ইচ্ছা করেই দাম আগের মতো রাখেন। সেটা ঠিক আছে, যতক্ষণ সিদ্ধান্তটা আপনার নিজের। উদাহরণটা শুধু ধরনটা বোঝার জন্য, তারপর নিজের মেমোগুলো মিলিয়ে দেখুন।

Soft close

কেনার মেমো, কেনা দাম আর বিক্রির দাম যখন এক জায়গায় থাকে, তখন বদলে যাওয়া রেট মাস শেষে নয়, মেমো তোলার সময়ই চোখে পড়ে। ERP71 এর মতো টুল এই ধরনের এক দোকানের স্পষ্টতার জন্যই বানানো: গতবার কত দিয়েছিলেন, আজ কত দিলেন, আর তাতে আপনার মার্জিনে কী হলো।

এই সপ্তাহের মেমো দিয়েই শুরু করুন। সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া ২০টা মালের শেষ কেনা দাম এক পাতায় লিখুন, আর প্রতিটা নতুন মেমো তার সাথে মিলিয়ে নিন। এক সপ্তাহের যত্নের হিসাবই দেখিয়ে দেবে আপনার মার্জিন কোথা দিয়ে চুইয়ে বেরিয়ে যাচ্ছিল।