মেয়াদ আর ধীর স্টক: সপ্তাহে ১০ মিনিটের একটা শেলফ চেক

মেয়াদ আর ডেড স্টক নিজে থেকে খবর দেয় না। দ্রুত চলা মালের পেছনে শেলফের পেছনে পড়ে থাকে, যতক্ষণ না কিছু একটা খারাপ হয়।

কাস্টমার একটা ক্রিম তুলে মেয়াদ দেখে। সাপ্লায়ার রিটার্ন নেন না, কারণ সময় শেষ। উৎসবের বাকি মাল মাসের পর মাস পড়ে থাকে আর চুপচাপ সেই ক্যাশ খায়, যা দিয়ে ভালো চলা মাল আবার স্টক করা যেত (স্টকআউট আর ওভারস্টক)।

চাপে পড়ে মালিক এককালীন নিয়ম বানান। স্টাফ অনুমান করেন। টাকা তখনই চলে গেছে।

এটা প্রতি সপ্তাহে স্টক ফেলে দেওয়ার কথা নয়। এটা একটা ছোট, একই দিনের হাঁটার কথা, যাতে কাছাকাছি মেয়াদ আর ধীর মালে সিদ্ধান্ত নেওয়া যায়, যখন এখনো কিছু করার সুযোগ আছে।

মেয়াদ আর ধীর স্টক কেন লুকিয়ে থাকে, যতক্ষণ না ক্যাশ চলে যায়

দ্রুত চলা মাল শেলফের সামনে থাকে। ধীর আর কাছাকাছি মেয়াদের প্যাক পেছনে সরে যায়। কেউ সেখানে তাকায় না, যতক্ষণ না কাস্টমার অভিযোগ করেন বা মাস শেষে ফেলে দিতে হয় (সিম্পল মাস শেষ ক্লোজ)।

ফার্মেসি, মুদি আর কসমেটিকসে এটা সবচেয়ে বেশি লাগে। মৌসুম শেষে কাপড়েও লাগে। সব জায়গায় প্যাটার্ন এক: সমস্যা কয়েক সপ্তাহ আগেই দেখা যেত, কিন্তু তাকানোর অভ্যাস ছিল না।

বানানো গোল অঙ্কে একটা উদাহরণ: একটা কসমেটিকস শেলফে এক ক্রিমের ৪০টা বোতল আছে। বারোটা ৬০ দিনের মধ্যে মেয়াদ শেষ হবে। মালিক আট মাস আগে প্রতিটা ৳১৮০ তে কিনেছেন, এখনো দাম ৳৩২০।

আটটা না বিক্রি হয়ে ফেলে দিতে হলে কেনার খরচ যায় ৳১,৪৪০, সাথে শেলফের জায়গা যা দ্রুত চলা মাল রাখতে পারত। সপ্তাহে ১০ মিনিটের হাঁটা ওই বোতলগুলো ৯০ দিন আগেই ধরত, যখন ছোট ছাড় বা সাপ্লায়ারের সাথে বদল এখনো সম্ভব ছিল (রিটার্ন আর ড্যামেজ স্টক)।

একই ফাঁদে পড়ে চুপচাপ লাভের মাল, যা আপনি বাড়াতে চেয়েছিলেন আর করেননি (বেস্ট সেলার বনাম বেস্ট আর্নার)। বিক্রির পরিমাণ দেখতে ঠিক আছে। শেলফে থাকা ক্যাশ ঘুরছে না।

সপ্তাহে ১০ মিনিটের শেলফ চেকের চারটা অভ্যাস

লাগবে এক পাতা, প্রতি সপ্তাহে একই দিন, আর দশটা সৎ মিনিট।

১. প্রতি সপ্তাহে একই পথে হাঁটুন।
শেলফের পেছন থেকে শুরু করুন, সামনে থেকে নয়। স্টিকি বা কাছাকাছি মেয়াদের জায়গা দেখুন। তারপর যে মালগুলো প্রায় ৩০ দিন ধরে নড়েনি। একই রুট, একই দিন। উদ্দেশ্য হলো কাছাকাছি মেয়াদ বা আটকে থাকা মাল যেন আর এক মাস অদেখা না থাকে।

২. এক পাতার শিটে তিনটা বাকেট ট্যাগ করুন।
শীঘ্রই বিক্রি: এই সপ্তাহে ছাড় বা কাউন্টারে জোর। সাপ্লায়ারের কাছে রিটার্ন বা বদল: লিখিতভাবে, তারিখসহ। ফেলে দেওয়া বা রাইট অফ: শিটে তারিখ আর কারণ। তিনটা কলামই যথেষ্ট। চাপে পড়ে চতুর্থ নিয়ম বানাবেন না।

৩. সেই সপ্তাহেই কাজ করুন, "ঈদের পরে" নয়।
মেমোতে ছাড় মার্ক করুন। সাপ্লায়ারকে একবার ফোন করুন। ফেলে দেওয়ার মাল বিক্রির শেলফ থেকে সরিয়ে রাখুন, যাতে কেউ ভুলে কাছাকাছি মেয়াদের প্যাক না বেচে। শান্ত সপ্তাহের অপেক্ষা মানে ৯০ দিন হয়ে যায় ৩০ দিন, তারপর সাপ্লায়ার ফিরিয়ে দেন (রিটার্ন আর ড্যামেজ স্টক)।

৪. শিট থেকে পরের পারচেজ অর্ডার ঠিক করুন।
যা এইমাত্র পড়ে ছিল সেটা আবার অর্ডার করবেন না। পরিমাণ কমান বা প্যাক সাইজ বদলান। যা শেষ হয়েছিল আর আয় এনেছিল সেটা আবার স্টক করুন। সাপ্তাহিক শিট যেন পরের অর্ডারের সাথে কথা বলে, ড্রয়ারে পড়ে না থাকে (পারচেজ অর্ডার)।

এটা কী নয়

এটা পুরো স্টক অডিট নয়। আপনি প্রতিটা SKU গুনছেন না। আপনি ঝুঁকির জায়গাগুলোতে হাঁটছেন: কাছাকাছি মেয়াদ, স্টিকি, আর ধীর মাল।

এটা ধীর দেখালেই সব ফেলে দেওয়ার কারণও নয়। কিছু মাল ধীরে চলে কিন্তু ভালো আয় দেয়। সেগুলো জেনেবুঝে রাখুন, পরিষ্কার নোটসহ। সাপ্তাহিক চেকের কাজ হলো রাখা আর ফেলা যেন সিদ্ধান্ত হয়, মাস শেষের চমক নয় (এক দোকানের জন্য আসল হিসাব মানে কী)।

Soft close

প্রতিটা ব্যাচ, মেয়াদ আর বিক্রি যখন এক জায়গায় থাকে, সাপ্তাহিক শেলফ চেক হয়ে যায় লিস্ট নিয়ে একটা ছোট হাঁটা, মাস শেষে হঠাৎ ফেলে দেওয়া নয়। ERP71 এর মতো টুল এই ধরনের এক দোকানের স্পষ্টতার জন্যই বানানো: কোনটার মেয়াদ কাছাকাছি, কোনটা নড়েনি, আর আপনি কী সিদ্ধান্ত নিয়েছেন বিক্রি, রিটার্ন বা রাইট অফ করতে।

এই সপ্তাহেই একটা দিন বেছে নিন। তিনটা বাকেটসহ এক পাতা আঁকুন বা প্রিন্ট করুন। আগে শেলফের পেছন দিয়ে হাঁটুন। এখন দশ মিনিট পরে বিনে ৳১,৪৪০ এর ক্রিম ফেলার চেয়ে ভালো।