উৎসবের সপ্তাহের প্রস্তুতি: স্টক, ক্যাশ আর সাপ্লায়ারের বকেয়া এক প্ল্যানে
বড় উৎসবের সপ্তাহের আগে বিক্রি হঠাৎ বেড়ে যায়, ড্রয়ার দ্রুত ভরে, সাপ্লায়ার টাকা চায়, আর স্টাফের ওপর চাপ বাড়ে। তারপর সপ্তাহ শেষ হয় তাকের ওপর পড়ে থাকা অচল স্টক আর না-লেখা বকেয়া নিয়ে। দুই-তিন সপ্তাহ আগে বানানো একটা সহজ প্ল্যান এর বেশিরভাগ ঠিক করে দেয়: কী স্টক করবেন, কত ক্যাশ আলাদা রাখবেন, কোন বকেয়া আগে মেটাবেন, প্রতি রাতের হিসাব, আর পরে একবার চেক।
প্রত্যেক দোকানদার এই অনুভূতিটা চেনেন। ঈদ, পূজা, পহেলা বৈশাখ বা বিয়ের মৌসুমের দুই-তিন সপ্তাহ আগে থেকেই ফোন বাজতে শুরু করে। কাস্টমার জানতে চান নতুন মাল এসেছে কিনা। সাপ্লায়ার জানতে চান গত মাসের টাকা কবে দেবেন। স্টাফ জানতে চায় বোনাসের কথা।
তারপর আসল সপ্তাহটা আসে, আর কারও ভাবার সময় থাকে না। দুপুরের মধ্যেই ড্রয়ার ভরে যায়। bKash-এর মেসেজ আসতেই থাকে। গতকাল যা শেষ হয়ে গেছে তা আরেকটু কেনেন, ড্রয়ার থেকে এক সাপ্লায়ারকে টাকা দেন, আরেকজনকে কথা দেন “উৎসবের পরে,” তারপর এত ক্লান্ত হয়ে বাসায় ফেরেন যে হিসাব করার শক্তি থাকে না।
বিলটা আসে পরের সপ্তাহে। ভুল সাইজের কার্টন পেছনে পড়ে থাকে। সাপ্লায়ার বলেন, আপনার যা মনে আছে তার চেয়ে বকেয়া বেশি। যে ক্যাশ লাভ হয়েছে ভেবেছিলেন সেটা নেই, আর কোথায় গেল বলতে পারেন না।
এর কোনোটাই কপাল খারাপ নয়। এটা বছরের সবচেয়ে ব্যস্ত সপ্তাহ, কোনো প্ল্যান ছাড়া চালানো। দুই-তিন সপ্তাহ আগে বানানো একটা পাতা এর বেশিরভাগ ঠিক করে দেয়।
উৎসবের সপ্তাহ কেন স্বাভাবিক রুটিন ভেঙে দেয়
সাধারণ সপ্তাহে ছোট ভুল পরের দিন সকালেই ঠিক হয়ে যায়। উৎসবের সপ্তাহে শান্ত কোনো পরের সকাল থাকে না। প্রতিদিনই ভিড়।
স্টক অর্ডার হয় আন্দাজে। গতবার যে মাল শেষ হয়ে গিয়েছিল সেটা তিনগুণ অর্ডার হয়, আর যেটার কথা কারও মনে নেই সেটা দ্বিতীয় দিনেই শেষ (স্টকআউট আর ওভারস্টক)। ড্রয়ারের ক্যাশ আর ওয়ালেটের টাকা মিশে যায়, তাই কাউন্টার দেখতে ভরা লাগে অথচ ব্যাংক ফাঁকা (ড্রয়ার বনাম ব্যাংক)। সাপ্লায়ারকে ফোনে কথা দেওয়া হয়, পেছনে কিছুই লেখা থাকে না (পারচেজ অর্ডার)। নিয়মিত কাস্টমার “উৎসবের পরে দেব” বলে বাকিতে মাল নিয়ে যান (বাকি সেলস)।
প্রতিটা আলাদাভাবে ছোট। একসাথে এগুলো বছরের সেরা বিক্রির সপ্তাহকে সবচেয়ে গোলমেলে মাস শেষে পরিণত করে (সিম্পল মাস শেষ ক্লোজ)।
এক উৎসব প্ল্যানের চারটা অভ্যাস
বড় বাজেট শিট লাগে না। লাগে চার ভাগের একটা পাতা, দুই-তিন সপ্তাহ আগে শুরু করা, আর পুরো সপ্তাহ কাউন্টারে রাখা।
১. স্টক তুলুন গত উৎসবের আসল বিক্রি দেখে, স্মৃতি থেকে নয়।
গতবার একই উৎসবে কী বিক্রি হয়েছিল বের করুন, অথবা সাপ্লায়ারের পুরনো বিল দেখুন। সবচেয়ে বেশি চলা ২০টা আইটেম আর আসলে কতগুলো বিক্রি হয়েছিল তার লিস্ট করুন। এটাই আপনার ভিত্তি। বাড়তি চাহিদার জন্য একটু যোগ করুন। গতবার যা অবিক্রিত পড়ে ছিল তা কমান। নতুন বা ঝুঁকির আইটেমে প্রথমে ছোট লট অর্ডার দিন, আর দরকার হলে দ্রুত আবার পাঠানোর কথা সাপ্লায়ারের সাথে পাকা করে নিন। প্ল্যানটা ফোনকল হিসেবে নয়, পারচেজ অর্ডার হিসেবে লিখুন, যাতে জানেন কী আসছে আর কোন দামে।
২. ভিড়ের আগেই ক্যাশ আলাদা করে রাখুন, পরে নয়।
পাতার ওপরে তিনটা অঙ্ক লিখুন: উৎসবের সপ্তাহগুলোতে সাপ্লায়ারকে যা দিতে হবে, স্টাফের বেতন আর উৎসব বোনাস, আর হঠাৎ খরচের জন্য ছোট একটা বাফার। এই টাকা ব্যাংকে বা আলাদা খামে রাখুন, ড্রয়ারে নয়। পুরো সপ্তাহ ড্রয়ার ভরা দেখাবে। ওটা বিক্রির টাকা, বাড়তি টাকা নয়। বেতন আর বোনাস আগে থেকেই নিরাপদ জানলে চার নম্বর দিনে ঘাবড়ে গিয়ে ধার করতে হয় না।
৩. ভিড় শুরুর আগেই সাপ্লায়ারের বকেয়া মেটান বা ঠিক করে নিন।
যত সাপ্লায়ারের কাছে বকেয়া আছে, টাকার অঙ্ক আর তারা কবে চান সেই তারিখসহ লিস্ট করুন। ছোটগুলো পুরো শোধ করে দিন। বড়গুলোর জন্য আগেভাগে ফোন করুন, তারিখ আর অঙ্ক ঠিক করুন, তারপর লিখে রাখুন। দুই সপ্তাহ আগে আপনার ফোন পাওয়া সাপ্লায়ার সাধারণত সময় দেন। যে সাপ্লায়ার কিছুই শোনেননি আর আপনার সবচেয়ে ব্যস্ত সন্ধ্যায় দোকানে এসে হাজির, তিনি দেবেন না। পুরনো বকেয়া আগে মেটান, যাতে নতুন স্টক একটা না-দেওয়া বিলের ওপর এসে না বসে।
৪. ভিড়ের সময় প্রতি রাতে হিসাব মেলান, তারপর উৎসবের পরে একবার চেক করুন।
প্রতিদিন একই নিয়মে দিন শেষ করুন: ড্রয়ার গুনুন, bKash আর Nagad মেলান, দিনের বাকি বিক্রি আর রিটার্ন লিখে রাখুন (bKash / Nagad রিকনসিলিয়েশন)। পরে পুরো একটা সপ্তাহ হারানোর চেয়ে প্রতি রাতে দশ মিনিট দেওয়া ভালো। তারপর উৎসব শেষ হওয়ার এক সপ্তাহের মধ্যে একবার চেক করুন: আইটেম ধরে বেঁচে যাওয়া স্টক, সাপ্লায়ারের খোলা বকেয়া, কাস্টমারের কাছে এখনো পড়ে থাকা বাকি, আর ফেরত পাঠানোর মতো রিটার্ন বা ড্যামেজ মাল (রিটার্ন আর ড্যামেজ)। পরেরবার কী অন্যভাবে অর্ডার দেবেন সেটা লিখে রাখুন। ওই নোটটাই পরের উৎসবের প্ল্যানের প্রথম লাইন।
এটা কী নয়
এটা কোনো ফোরকাস্ট মডেল নয়। কতজন কাস্টমার আসবে তা আন্দাজ করাও নয়। এটা হলো স্টক, ক্যাশ আর দেওয়া কথা আগেই কাগজে রেখে বছরের সবচেয়ে ব্যস্ত সপ্তাহে ঢোকা।
প্রথমবারেই নিখুঁত হতে হবে, এমনও নয়। আপনার প্রথম প্ল্যান কাঁচা হবে। দ্বিতীয়টা শুরু হবে প্রথমটা থেকে। তৃতীয় উৎসবে গিয়ে পাতাটা প্রায় নিজে নিজেই ভরে যায়।
Soft close
গত উৎসবের বিক্রি, সাপ্লায়ারের বকেয়া আর প্রতিদিনের হিসাব যখন আগে থেকেই এক জায়গায় থাকে, উৎসবের প্ল্যান হয়ে যায় একটা ছোট পাতা যা আপনি ভরে নেন, পুরনো বিল ঘাঁটতে ঘাঁটতে পুরো একটা ছুটির দিন নয়। ERP71 এর মতো টুল এই ধরনের এক দোকানের স্পষ্টতার জন্যই বানানো: গতবার কী বিক্রি হয়েছিল, এখনো আপনার কত বকেয়া, আর পরে কী ফেরত এসেছে।
এই সপ্তাহেই পাতাটা শুরু করুন। চারটা ভাগ ভরুন। উৎসবের ভিড় থাকুক কাউন্টারে, মাথায় নয়।
নিজের দোকানের হিসাব দিয়েই দেখে নিন। WhatsApp এ ১৫ মিনিটের ফ্রি ডেমো নিন: https://app.erp71.com/s/eavz8v