এক দোকানে আসল অ্যাকাউন্টিং মানে কী

অ্যাকাউন্টিং শব্দ শুনে অফিসে স্ট্যাম্প আর মোটা বইয়ের কেউকে কল্পনা করেন। তাই এড়িয়ে যান। দোকান চলে মেমোরি, WhatsApp, আর “ঠিক আছে মনে হয়” এমন একটা টিল দিয়ে।

তারপর সাপ্লায়ার বাকির জন্য কল করে। স্টক শেলফে মরে বসে থাকে। গত রাত ড্রয়ার মোটা লাগছিল, সকালে ব্যাংক না বলে (ড্রয়ার বনাম ব্যাংক)। এক নিঃশ্বাসে এখনো বলতে পারছেন না এই সপ্তাহে দোকান টাকা করেছে কি না।

ওই ফাঁক CA এর সমস্যা নয়। এক দোকানের সমস্যা। এক কাউন্টারের আসল অ্যাকাউন্টিং ক্যারিয়ার নয়। চারটা সংখ্যা এত ভালো জানা যে অনুমান বন্ধ হয়ে যায়।

মোটা খাতার চেয়ে চারটা উত্তর

দোকান চালাতে অডিট-পারফেক্ট বই লাগে না। বিশ্বাসযোগ্য উত্তর লাগে।

১. এই সপ্তাহে কত বিক্রি?
ক্যাশ সেলস, bKash/Nagad, আর বাকি সেলস এক দৈনিক টোটালে, যেখানে আবার খুলবেন সেখানে লেখা। তিন মাথায় তিন স্তূপ নয়। ওয়ালেট আর টিল না মিললে নরম টাকার লেজ ইতিমধ্যে কামড়ায় (bKash / Nagad)।

২. সাপ্লায়ারদের কত বাকি, কখন?
নাম আর তারিখসহ একটা সাপ্তাহিক তালিকা। মেমোরি খারাপ পারচেজিং সিস্টেম (পারচেজ অর্ডার)। ছোট বাকির তালিকাই যে জোরে চিৎকার করে তাকে আগে না দিয়ে থামায়।

৩. কোন স্টক এখনো বিক্রয়যোগ্য?
ফাস্ট মুভার বনাম ডেড স্টক। ভুল কেনা শেলফে ক্যাশ লক করে (স্টকআউট আর ওভারস্টক)। কী বিক্রি হবে না জানা, কী বিক্রি হয়েছে জানার মতোই “অ্যাকাউন্টিং”।

৪. কোন ক্যাশ নিরাপদে খরচ করা যায়?
ব্যাংক আর ক্লিয়ারড মোবাইল মানি যা আসলে পাঠাতে পারবেন, টিলের খুচরা থেকে আলাদা। পূর্ণ ড্রয়ার সেটেলমেন্ট অ্যাকাউন্ট নয় (ড্রয়ার বনাম ব্যাংক)।

সেলস যদি এখনো শিটে ভাসে (স্প্রেডশিট), এই চারটা উত্তরও সাধারণত ভাসে। মাস শেষ তখন প্রত্নতত্ত্ব হয়ে যায় (সিম্পল মাস শেষ ক্লোজ)।

অ্যাকাউন্টিংকে দৈনিক অভ্যাস বানানোর চারটা অভ্যাস

কখনো না খোলা খাতা লাগে না। ব্যস্ত মালিক রাখতে পারেন এমন ছন্দ লাগে।

১. এক দৈনিক সেলস টোটাল।
ক্যাশ + মোবাইল ওয়ালেট + বাকি সেলস, বন্ধের সময় একবার লেখা। তিন মিনিট। প্রতিদিন একই জায়গা।

২. এক সাপ্তাহিক সাপ্লায়ার-বাকি নজর।
নাম, পরিমাণ, বাকির তারিখ। কেনার সময় আর পরিশোধের সময় আপডেট। টিল থেকে কারো নতুন ক্রেডিট প্রতিশ্রুতির আগে খুলুন।

৩. এক মাসিক রুক্ষ লাভ।
সেলস মাইনাস কেনা আর জানা খরচ (ভাড়া, বেতন, ইউটিলিটি)। ট্যাক্স অডিটর মুগ্ধ হবে না। টিল ব্যস্ত থাকলেও দোকান সঙ্কুচিত কি না বলবে।

৪. ক্যাশের স্তূপ সৎ রাখুন।
ড্রয়ার, ব্যাংক, আর মোবাইল মাথায় আর কাগজে আলাদা। মিশিয়ে ফেললে “টাকা আছে” কল্পকাহিনি হয়ে যায় যে সপ্তাহে ভাড়া আর রিস্টক একসাথে পড়ে।

উৎসবের সপ্তাহে প্রতিটা ফাঁক জোরে শোনায়। বেশি ভ্যান, বেশি ভয়েস নোট, বেশি “ড্রয়ার থেকে দিয়ে দাও।” যে দোকান টিকে থাকে, তাদের সেই চারটা উত্তর ইতিমধ্যে কোথাও নিরস আর নির্ভরযোগ্য জায়গায় লেখা থাকে।

এটা কী নয়

ছোট দোকানকে প্রথম দিনেই ফুলটাইম অ্যাকাউন্ট্যান্ট ভাড়া করতে বলা নয়। এক কাউন্টারের জন্য VAT নাটক নয়। “ঠিক আছে মনে হয়” দিয়ে “আজ রাতে ওই চারটা প্রশ্নের উত্তর দিতে পারি” সরিয়ে দিতে না বলা।

দ্বিতীয় শাখা যদি ইতিমধ্যে মাপছেন (দ্বিতীয় শাখা), দোকান একের ঝাপসা উত্তর শুধু দোকান দুইতে কপি হবে, দ্বিগুণ সারপ্রাইজ বিল নিয়ে।

Soft close

সেলস, স্টক, বাকি, আর ক্যাশ এক জায়গায় থাকলে অ্যাকাউন্টিং CA এর কাজের মতো শোনা বন্ধ করে, দিন বন্ধ করার মতো শোনা শুরু করে। ERP71 এর মতো টুল সেই এক দোকানের স্পষ্টতার জন্যই: চারটা উত্তর এক অভ্যাসে, কখনো না খোলা মোটা খাতা ছাড়াই।

দোকান চিনুন। স্ট্যাম্প সংগ্রহ অপেক্ষা করতে পারে।