সাপ্লায়ারের পাওনার ক্যালেন্ডার: কার কাছে কত বাকি, আর কবে দিতে হবে
সাপ্লায়ারের পাওনা মাথায় বা মেমোর পেছনে থাকলে দেরিতে টাকা দেন, দুইবার দেন, বা সেদিনই টাকায় টান পড়ে। একটা বানানো উদাহরণে, ৳৮০,০০০ ফ্রি ক্যাশের বিপরীতে এক সপ্তাহে ৳১,০০,০০০ পাওনা রবিবারে দেখতে পেলে সামলানো সহজ। তারিখ ধরে এক পাতায় পাওনা লিখুন, প্রতিটা পেমেন্ট মেমোর সাথে মেলান, আর প্রতি সপ্তাহে সামনের সাত দিন দেখুন।
বৃহস্পতিবার বিকেল। এক সেলস রিপ্রেজেন্টেটিভ দোকানে ঢুকে বললেন, "ভাই, গত মাসের ৳৪৫,০০০ আজ দেওয়ার কথা।"
সত্যিই কি আজ? এর মধ্যে কিছু কি আগেই দিয়ে দিয়েছেন? এই সপ্তাহে আর কোনো সাপ্লায়ারের পাওনা আছে কি?
বেশিরভাগ মালিক সাপ্লায়ারের পাওনা মাথায় রাখেন, মেমোর পেছনে লিখে রাখেন, নয়তো এমন এক খাতায় রাখেন যেটা শুধু একজনই বোঝে। এভাবে চলে, যতদিন না একই দিনে দুই সাপ্লায়ার এসে হাজির হয়, বা কেউ বলে আপনি টাকা দেননি।
সাপ্লায়ারের পাওনায় গোলমাল কেন হয়
সাপ্লায়ারের কাছ থেকে বাকিতে মাল পাওয়া ভালো জিনিস। টাকা দেওয়ার আগেই মাল বেচে ফেলা যায়। কিন্তু কাকে কত আর কবে দিতে হবে, সেটা কেউ লিখে না রাখলে তিনটা জিনিস ঘটে।
দেরিতে টাকা দেন। সাপ্লায়ার বিরক্ত হন, পরের ডেলিভারি দেরিতে আসে, বা যে স্কিমের কথা দেওয়া ছিল সেটা চুপচাপ উধাও হয়ে যায়।
দুইবার টাকা দেন। ডেলিভারিম্যানের হাতে রসিদ ছাড়া নগদ দিয়েছিলেন, আর সেলস রিপের খাতায় সেটা এখনো বাকি দেখাচ্ছে। কোনো রেকর্ড না থাকায় ঝামেলা এড়াতে আবার দিয়ে দেন।
হঠাৎ টাকায় টান পড়ে। বড় বড় পাওনা সব একই সপ্তাহে পড়ে, আর আপনি সেটা টের পান সেদিনই, যখন ড্রয়ারে যথেষ্ট নগদ নেই (ড্রয়ারের ক্যাশ আর ব্যাংকের টাকা এক নয়)।
বানানো গোল অঙ্কে একটা উদাহরণ। ধরুন আপনার সামনের সপ্তাহটা এমন:
- সাপ্লায়ার ক: সোমবার ৳৩০,০০০ দিতে হবে
- সাপ্লায়ার খ: বৃহস্পতিবার ৳৪৫,০০০ দিতে হবে
- সাপ্লায়ার গ: শনিবার ৳২৫,০০০ দিতে হবে
- মোট পাওনা: ৳১,০০,০০০
দোকানভাড়া, বেতন আর রোজকার খরচের পর এই সপ্তাহে হাতে মোটামুটি ৳৮০,০০০ ফ্রি ক্যাশ থাকবে বলে আশা করছেন। মানে ৳২০,০০০ কম পড়ছে।
রবিবারেই এটা দেখতে পেলে আপনার হাতে উপায় থাকে। সোমবার সাপ্লায়ার গ-কে ফোন করে বুঝিয়ে বলেন, এখন ৳১০,০০০ দেবেন আর বাকিটা পরের সপ্তাহে। আগে থেকে বললে বেশিরভাগ সাপ্লায়ারই রাজি হন। কিন্তু শনিবার রিপ যখন কাউন্টারের সামনে দাঁড়িয়ে, তখন জানলে হাতে থাকে শুধু একটা অস্বস্তিকর অজুহাত, নয়তো তাড়াহুড়ার ধার।
সাপ্লায়ারের পাওনার ক্যালেন্ডারের পাঁচটা অভ্যাস
এক পাতা, আর সপ্তাহে দশ মিনিট।
১. কার কাছে কত বাকি, তারিখ ধরে এক পাতায় লিখুন।
প্রতিটা বাকি মেমোর জন্য সাপ্লায়ারের নাম, মেমো নম্বর, টাকার অঙ্ক আর দেওয়ার তারিখ লিখুন। তারিখ ধরে সাজিয়ে রাখুন, যাতে পরের পাওনাটা সবসময় ওপরে থাকে। লিখিত অর্ডারে মাল কিনলে মেমো নম্বর দিয়েই মিলিয়ে নিতে পারবেন কী অর্ডার করেছিলেন (WhatsApp অর্ডার পারচেজ অর্ডার নয়)।
২. প্রতিটা পেমেন্ট রসিদসহ একটা মেমোর সাথে মেলান।
টাকা দেওয়ার সময় সই করা রসিদ নিন, অথবা ব্যাংক বা মোবাইল পেমেন্টের রেকর্ড রাখুন। মেমোর ওপরেই লিখুন: পরিশোধিত, তারিখ, টাকা, রসিদ নম্বর। তারপর পাওনার পাতা থেকে কেটে দিন। যে পেমেন্ট কোনো মেমোর সাথে মেলানো নেই, সেটাই শেষে দুইবার দিতে হয়।
৩. প্রতি সপ্তাহে সামনের সাত দিন দেখুন।
একটা দিন ঠিক করুন, ধরুন শনিবার রাত বা রবিবার সকাল। সামনের সাত দিনে যা যা দিতে হবে যোগ করুন, আর রোজকার খরচের পর হাতে কত নগদ থাকবে তার সাথে মিলিয়ে দেখুন (আপনার দৈনিক ব্রেক-ইভেন)। অঙ্ক না মিললে আপনি এখনই জানলেন, সেদিন নয়।
৪. টাকা কম পড়লে, তারিখের আগেই ফোন করুন।
কোন সাপ্লায়ারের কাছে একটু সময় চাওয়া যায় ঠিক করুন, আগেভাগে ফোন করুন, আর নতুন তারিখ ও অঙ্কে একমত হন। নতুন তারিখটা পাওনার পাতায় লিখে রাখুন। যে সাপ্লায়ার আপনার কাছ থেকে আগে শোনেন, তিনি সেই সাপ্লায়ারের চেয়ে অনেক বেশি নমনীয়, যাকে আপনার পেছনে ঘুরতে হয়।
৫. মাসে একবার প্রতিটা সাপ্লায়ারের সাথে ব্যালান্স মেলান।
মাস শেষে (মাস শেষের সহজ হিসাব), নিয়মিত প্রতিটা সাপ্লায়ারের কাছে স্টেটমেন্ট চান, বা তাদের রিপের খাতা একসাথে বসে দেখুন, আর আপনার পাওনার পাতার সাথে মেলান। কোনো গরমিল থাকলে দুজনেরই যখন মেমোটা মনে আছে, তখনই মিটিয়ে নিন।
এটা কী নয়
এটা প্রতিটা পেমেন্ট যতদিন সম্ভব আটকে রাখার অজুহাত নয়। সময়মতো টাকা দেওয়াই আপনার বাকির সুবিধা আর স্কিম টিকিয়ে রাখে।
এটা আপনার পুরো হিসাবের খাতা নয়, শুধু একটা সহজ তালিকা যা বলে কাকে কবে দিতে হবে (এক দোকানে আসল অ্যাকাউন্টিং মানে কী)।
আর ব্যস্ত মৌসুমের আগে ঠান্ডা মাথার পরিকল্পনার বিকল্পও এটা নয়। ঈদ বা উৎসবের সপ্তাহের আগে সবার আগে দেখার জিনিস এই পাওনার পাতা (উৎসবের সপ্তাহের প্রস্তুতি)। উদাহরণটা শুধু ধরনটা বোঝার জন্য, তারপর নিজের পাওনাগুলো লিখে ফেলুন।
Soft close
কেনার মেমো, সাপ্লায়ারকে দেওয়া টাকা আর রোজকার বিক্রি যখন এক জায়গায় থাকে, তখন এই সপ্তাহে কত দিতে হবে আর কত আসতে পারে পাশাপাশি দেখা যায়, আর প্রতিটা পেমেন্ট আগে থেকেই তার মেমোর সাথে বাঁধা থাকে। ERP71 এর মতো টুল এই ধরনের এক দোকানের স্পষ্টতার জন্যই বানানো: কার কাছে বাকি, কত, আর কবে।
আজ রাতেই শুরু করুন। ড্রয়ার থেকে সব বাকি মেমো বের করুন, তারিখ ধরে এক পাতায় লিখুন, আর সামনের সাত দিনের অঙ্ক যোগ করুন। পরের রিপ দোকানে ঢোকার আগেই আপনি ঠিক জানবেন কোথায় দাঁড়িয়ে আছেন।
নিজের দোকানের হিসাব দিয়েই দেখে নিন। WhatsApp এ ১৫ মিনিটের ফ্রি ডেমো নিন: https://app.erp71.com/s/4ywumn